Covid-19 España: ideas clave para garantizar la continuidad del negocio
Los órganos directivos de una empresa están acostumbrados a gestionar y superar retos de forma cotidiana, sin embargo, la pandemia ha generado problemas sin precedentes difíciles de afrontar hasta para los líderes con más experiencia.
En una situación como la actual, en la que una enfermedad infecciosa provoca situaciones inesperadas en todos los ámbitos, el riesgo de que el empresario, o un miembro de la junta directiva, tenga que ausentarse durante un periodo de tiempo largo, puede llevar a plantear dudas acerca de la continuidad de la organización.
Durante estos últimos meses, preguntas de este tipo han sido muy frecuentes entre las personas que ostentan cargos en la alta dirección de las empresas: ¿Qué sucede si, de repente, no puedo administrar mi negocio? ¿Cómo puedo asegurar su continuidad durante mi ausencia? ¿Quién se quedará al cargo y cómo se tomarán las decisiones, algunas de ellas críticas para la supervivencia de la empresa?
Covid-19 España: estrategias para minimizar los riesgos de la continuidad del negocio
La solución para garantizar la continuidad del negocio va a depender, entre otros factores, de la estructura legal de la compañía, del tipo de propiedad o de sus propios estatutos. En el caso de las empresas de mayor tamaño, administradas por una junta directiva u organismos similares, esta situación se puede resolver de una manera relativamente sencilla. Pero para las compañías de menor tamaño, en las que la dirección está formada por una única persona, el camino a seguir es menos claro.
Afortunadamente, las empresas más pequeñas pueden poner en práctica algunas medidas efectivas para reducir los riesgos de su posible continuidad ante la vacante temporal de su órgano de dirección:
- Nombrar a otra persona como miembro de la junta directiva
Minimizar el riesgo de que una única persona sea miembro de la junta directiva es sencillo de resolver designando a otra u otras personas para que formen parte de ella. De este modo, si alguien tiene que ausentarse, siempre habrá una persona al cargo.
Una junta directiva formada por varios miembros puede beneficiar a la administración del negocio al aplicarse un modelo de gestión y de toma de decisiones más colaborativo trabajando don diferentes visiones y perspectivas.
Esta medida ha de tomarse como una solución estratégica, su aplicación y utilidad deben estar pensadas más allá de cubrir una ausencia temporal, dado que no se trata de una decisión flexible, ya que la destitución del nombramiento solo podrá llevarse a cabo en base a los estatutos y a través de los procedimientos aplicables. Motivo por el que las personas nombradas deben comprender y aceptar las responsabilidades y obligaciones que conlleva formar parte de la junta directiva.
- Designar a un sucesor
En ocasiones, el empresario puede no sentirse seguro al compartir el control de su compañía con otra persona que forme parte de la junta directiva. Sin embargo, puede designar a un responsable que asuma su cargo ante determinadas circunstancias, como puede ser una ausencia temporal en caso de enfermedad.
A la hora de designar a un sucesor, es posible definir sus obligaciones y responsabilidades en relación al poder, así como las condiciones necesarias para ser nombrado y el momento en el que su cargo temporal finaliza. De este modo, el dueño de la empresa no precisa dejar en otras manos el control absoluto del negocio cuando no esté.
- Utilizar un poder notarial
Este documento legal permite designar a una o varias personas como responsables de la toma de decisiones en el nombre de la persona que otorga el poder notarial en caso de no poder tomarlas debido, por ejemplo, a una enfermedad, incapacidad o lesión.
La principal ventaja del poder notarial es su flexibilidad, ya que se redactan en base a las necesidades requeridas, y pueden incluir tantas condiciones y garantías como sean necesarias. El poder que este documento otorga puede ser de gran alcance, por el cual la persona nombrada sustituye por completo a quien le designa.
También puede proporcionar poderes más limitados, recogiendo las indicaciones necesarias que garanticen la continuidad del negocio, entre las que se incluyen las especificaciones precisas que prohíben poner la empresa a la venta o disponer de activos.
Para su uso comercial, los poderes notariales suelen estar limitados temporalmente, con plazos establecidos entre los 2 ó 3 meses.
Medidas que garantizan la reincorporación de la dirección
Estas estrategias permiten garantizar la continuidad del negocio si la dirección de la empresa no está presente. Sin embargo, hay que tener en cuenta que es probable que el órgano directivo, tanto si está compuesto por una persona como por varias, regrese en algún momento, por lo que es necesario contemplar procesos legales que así lo permitan:
- Establecer límites: medidas como incluir en el poder notarial un plazo de tiempo o establecer una cláusula que recoja que la persona propietaria de la compañía tiene la capacidad de despedir a la junta directiva aunque no forme parte de ella garantizan su regreso y evitan situaciones en las que la persona sustituta pueda negarse a su regreso al ejercer su poder como miembro de la junta.
- El poder de delegar: además de las estructuras formales, las empresas también pueden aplicar otras medidas en las cuestiones operativas del día a día para administrar su negocio y garantizar su continuidad.
Una de las más utilizadas es la figura del apoderado, por la que se delega el poder de la junta directiva a una única persona. En este sentido, se puede otorgar un poder al jefe de finanzas para que apruebe pagos hasta cierta cantidas o que, por su parte, el responsable de ventas tome decisiones hasta cierto nivel de transacciones.
Este tipo de poderes son más limitados que un poder notarial pero facilitan la continuidad de ciertas prácticas empresariales como los pagos, las ventas, las compras o la firma de contratos. Para garantizar su correcta aplicación y evitar un uso indebido se puede delegar la realización de una función en dos cargos concretos y, para ejecutarla, han de llevarla a cabo de manera conjunta.
- Por escrito: el paso más importante para asegurar la continuidad del negocio es certificar que la solución elegida está formalizada, cuenta con la documentación requerida y actualizada y, por lo tanto, es legalmente vinculante. Si no es así, la estrategia de continuidad no servirá para nada.
La crisis generada por la covid-19 ha puesto de manifiesto este tipo de dudas en los órganos directivos de las empresas dado que la pandemia ha generado, con mayor frecuencia, situaciones de este tipo. Sin embargo, es aconsejable prepararse para afrontar tales circunstancias en cualquier momento. Evitar el imprevisto es invertir en tranquilidad y en garantías de futuro para el negocio.
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